NCDD

Duurzame toegang

 

Het probleem

Alle digitale informatie bestaat uit reeksen 011001110011110101010101010101.
Wat die cijfers betekenen wordt bepaald door de computer waarop de informatie wordt afgespeeld en de software die daarvoor gebruikt wordt. Het ene softwarepakket begrijpt niets van de cijferreeksen van een ander softwarepakket. Omdat er steeds nieuwe versies van hardware en software op de markt komen, wordt alle opgeslagen informatie een keer onbruikbaar - op de korte of de lange termijn.

Daarbij zijn de dragers van digitale informatie ook nog eens kwetsbaar. De oude floppy disks konden gemakkelijk gebogen worden, een harde schijf kan crashen, een cd of dvd kan onbruikbaar worden door een flinke kras, blootstelling aan UV-licht, vocht of hoge temperaturen. En zelfs zonder extreme omstandigheden durft niemand de informatie op cd�s of dvd�s langer te garanderen dan enkele tientallen jaren.

Om het allemaal nog iets ingewikkelder te maken, is het internet ook nog eens een zeer onbetrouwbare opslagomgeving. Websites komen en websites gaan. Voordat u het weet krijgt u de beruchte "Error 404" melding - de informatie die u zoekt is verdwenen, of althans niet meer beschikbaar waar u dacht hem te vinden.

Het belang van informatie

Bijna de hele kenniseconomie van Nederland draait op digitale informatie. Banken, verzekeringen, de overheid, de wetenschap, de media, en zelfs het onderwijs gaan meer en meer digitaal. Uiteraard hoeft niet alle informatie voor de eeuwigheid te worden bewaard, maar veel is wel van belang:

• Veel wetenschappelijk onderzoek naar bijvoorbeeld de ontwikkelingen in het klimaat is afhankelijk van informatie die over een tijdspanne van vele jaren wordt verzameld.
• De wetenschap kan effici�nter functioneren als onderzoekers gebruik kunnen blijven maken van datasets die door hun collega�s zijn verzameld. Ook stellen bewaarde datasets andere onderzoekers in staat om de resultaten van hun collega's te verifiëren en zo het onderzoek op deugdelijkheid te testen.
• Burgers moeten er blindelings van uit kunnen gaan dat de informatie over hun banktegoeden en verzekeringen zeer zorgvuldig en langdurig worden bewaard.
• Geschiedschrijving wordt in de toekomst onmogelijk als wij er nu niet voor zorgen dat digitale informatie over onze samenleving wordt bewaard. Te denken valt aan gegevens over het functioneren van de overheid, maar ook bijvoorbeeld aan televisiebeelden.
• En vergeet vooral uw eigen digitale foto's en videobestanden niet. Die wilt u over twintig jaar ook nog kunnen bekijken.
• En zo zijn er nog talloze voorbeelden.
  
  

Onwerkbare oplossingen

Toen het Nationaal Archief van Australi� geconfronteerd werd met het probleem van digitale kwetsbaarheid, besloot men van alle computers en software die werden afgedankt, ��n exemplaar te bewaren. Zodoende zou men oude informatie altijd terug kunnen lezen op de oorspronkelijke apparaten. Er ontstond een waar computermuseum. Maar al snel bleek deze oplossing onbruikbaar, niet alleen omdat de onderdelen voor oude computers niet meer te krijgen waren en de software door de leveranciers niet meer werd ondersteund, maar ook omdat na enkele jaren niemand meer wist hoe de apparaten en de software werkten.

Het (inmiddels opgeruimde) �computer museum� van de National Archives of Australia. Bron: Michael Carden, presentatie op de ODF-workshop in Den Haag, 28 februari 2008, Reproduced by permission.

Er zijn ook andere suggesties gedaan om het probleem op te lossen. Uitprinten, bijvoorbeeld, en op papier bewaren. Maar dat werkt alleen voor eenvoudige teksten. Voor foto�s, video�s, software en databases is dit geen optie. En bij iedere wisseling van systeem alle informatie overzetten wordt met de tijd ook moeilijker. De hoeveelheden worden te groot, de diversiteit aan bronmateriaal wordt te groot, en bij iedere migratie gaat er wel iets aan informatie verloren.

Duurzame oplossingen

Om met het slechte nieuws te beginnen: er bestaat geen allesomvattende kant-en-klare oplossing voor het probleem van onbruikbaar wordende digitale informatie. Wereldwijd lopen tal van onderzoeksprojecten die eraan werken, maar zelfs die worden door de voortschrijdende technische ontwikkelingen steeds weer voor nieuwe uitdagingen gezet. Het goede nieuws is dat we wel steeds meer te weten komen over manieren om de risico's die uw digitale bestanden lopen te beperken.

Dat begint bij betrouwbare opslag en goed IT-beheer. Informatie die u wilt bewaren hoort niet op cd of dvd te staan, maar op een stevig systeem waarvan altijd meerdere exemplaren zijn - liefst op verschillende plekken. Als u gangbare bestandsformaten gebruikt, is de kans groter dat er oplossingen zullen worden bedacht voor de toekomst. Als u uw bestanden logische namen geeft, zal het later gemakkelijker zijn de informatie terug te vinden. Zie voor meer heel praktische tips de website Bewaar als...

Als u uw informatie echt voor de lange termijn bruikbaar wilt houden, en dan hebben we het over vijftig of honderd jaar, dan is meer nodig dan goed IT-beheer. Dan moet u gerichte strategieën ontwikkelen voor duurzaam beheer. De bekendste strategie�n op de lange termijn zijn momenteel:

Migratie. Migratie is het overzetten van informatie naar nieuwe hardware en software. Dit is de meest gebruikte techniek, maar er kleven ook bezwaren aan. Zo moet migratie steeds herhaald worden. Ook gaat er vaak informatie verloren bij het overzetten zodat de integriteit van het origineel niet meer gewaarborgd is. Daarom bewaren veel archieven naast de migratie-kopie ook altijd nog het originele object.

Emulatie. Emulatie kan het best worden omschreven als het nabootsen van een bepaald computerplatform of computerprogramma op een �nder platform of programma. Hierdoor kunnen documenten worden geopend of programma�s worden gedraaid op een computer die hier eigenlijk niet voor bedoeld is. Dit gebeurt door een emulator, een programma dat als het ware een extra laag cre�ert tussen een bestaand platform (host platform) en het te emuleren platform (target platform).

Dit is - vooralsnog althans - werk voor specialisten. De NCDD werkt aan een landelijk dekkend netwerk van voorzieningen en diensten waarin dergelijke kennis en gereedschappen beschikbaar komen voor alle Nederlandse publieke organisaties. Meer daarover hier.